Ciao Barbara, da quanti anni lavori per SDAM?

Ho iniziato nel 2006, quindi sono quasi 13 anni!

Com’è organizzata la gestione delle segreterie all’interno di SDAM?

Io e la collega Alice ci occupiamo della configurazione e dell’assistenza ai clienti. Possiamo inoltre contare su alcune collaboratrici che si occupano di eseguire il data-entry e le validazioni, da casa. Questa organizzazione ci permette di essere tempestivi sulle richieste e sull’operatività.

Quali strumenti utilizzate per l’attività?

Il nostro strumento principale è la piattaforma ENDU, che ho personalmente contribuito a sviluppare raccogliendo decine di suggerimenti, consigli e critiche costruttive da parte di decine di Organizzatori di diversi sport e diversi tipi di eventi: dalla piccola gara locale al grande evento internazionale.

La tua attività prevede un contatto frequente con l’Organizzatore, dall’apertura delle iscrizioni fino al dopo gara. Secondo la tua esperienza quali sono i fattori chiave per una segreteria di successo?

Un presupposto fondamentale è la chiarezza dei requisiti di partecipazione: identificare, fin da subito, quali documenti sono necessari per iscriversi ad un percorso piuttosto che a un altro è estremamente importante.

Una segreteria di successo è inoltre basata esclusivamente o, perlomeno principalmente, sulle iscrizioni on line. Tutti i metodi off-line (moduli cartacei, fax, e-mail) generano rallentamenti, inefficienza ed errori che si traducono in problemi nelle classifiche. Le iscrizioni On Line sono inoltre l’unico modo di rispettare al 100% la normativa vigente sulla privacy (GDPR), evitando il rischio di pesanti sanzioni.

Come terzo punto chiave per una segreteria di successo consiglierei di scegliere un unico interlocutore per tutta la catena di servizi. MySDAM fornisce un’assistenza completa dall’apertura delle iscrizioni, alla produzione dei numeri di gara, confezionamento delle buste fino alla segreteria sul campo ed al cronometraggio.

A proposito di requisiti di partecipazione… gli eventi competitivi in Italia sono caratterizzati da notevoli complicazioni “burocratiche”: tessere, certificati, liberatorie ecc. In che modo il servizio offerto da MySDAM agevola il lavoro dell’Organizzatore?

La piattaforma ENDU garantisce un controllo sistematico su tessere e certificati. L’obiettivo è quello di risolvere la maggior parte delle problematiche prima di arrivare sul campo gara, informando tempestivamente e ripetutamente i partecipanti.

Il controllo sui tesseramenti avviene tramite il collegamento con i principali database federali (FIDAL, FIDAL Runcard, FCI, FITri) mentre per i certificati proponiamo il sistema Datahealth, l’unica piattaforma che svincola l’Organizzatore dalla responsabilità nel controllo di questi documenti.

Eventuali stati di non conformità dell’iscrizione vengono notificati automaticamente al partecipante tramite e-mail. L’invio avviene con cadenza crescente all’avvicinarsi dell’evento. Il sistema distribuisce infine le lettere di conferma, documento necessario per il ritiro del numero, in cui sono ancora una volta riportate le eventuali anomalie rimaste irrisolte.

Cosa succede se il partecipante non è in possesso di tutta la documentazione necessaria (tessera e/o certificato) all’atto dell’iscrizione?

Il sistema non blocca mai il processo di iscrizione. Si limita a notificare eventuali anomalie nel tesseramento e/o nel certificato medico. Il partecipante può in qualsiasi momento andare a correggere o integrare la propria iscrizione risolvendo l’anomalia.

Ci spiegavi che le iscrizioni on-line sono il metodo migliore per garantire i migliori risultati e la maggior tutela per l’Organizzatore. Esiste una soluzione vantaggiosa anche per le iscrizioni di gruppo, tipo le società sportive?

La soluzione ideale in questo caso è ENDU4team, il gestionale realizzato da ENDU per le società sportive. Tra le varie funzionalità dedicate ai team manager (tesseramento, gestione certificati, scadenze…) c’è la possibilità di effettuare comodamente iscrizioni per i tesserati, in modo rapido e conforme alla normativa sulla privacy.

Veniamo all’attività sul campo gara. Come potete supportare l’Organizzazione per la segreteria di gara?

Suggeriamo all’Organizzatore di “informatizzare” la distribuzione delle buste, dotando ogni fila di un laptop ed uno scanner in modo da tracciare la distribuzione delle buste tecniche.
L’addetto alla distribuzione scannerizza il codice stampato sulla lettera di conferma e visualizza a monitor lo stato dell’iscrizione.
Nel caso non ci siano anomalie è possibile procedere alla consegna effettuando una seconda scansione sulla busta stessa. Il sistema verifica la corrispondenza tra il codice della lettera e quello della busta per evitare errori umani (consegna della busta sbagliata).
Nel caso in cui si presentino anomalie, queste dovranno essere corrette dall’addetto stesso o dal personale SDAM sul campo.

Possiamo inoltre fornire ad ogni addetto un dispositivo portatile per scannerizzare ed archiviare digitalmente i certificati consegnati sul campo. Gli stessi certificati possono anche essere inviati dal partecipante ad un indirizzo email specifico, con archiviazione digitale automatica.

Quali sono le caratteristiche del servizio MySDAM più apprezzate dai clienti che segui?

Gli strumenti sono un presupposto fondamentale ma credo che la consulenza e la disponibilità offerta dal personale MySDAM sia la carta vincente. Venti anni di esperienza sui campi gara costituiscono un patrimonio prezioso che mettiamo a disposizione di ogni nostro cliente.